Die Aufgabe

Jede Woche steht in der Kirchgemeinde die Aufgabe, interessierten Bürgern Einblick in die Kirchenbücher zu gewähren oder Auszüge für solche Bürger anzufertigen.

Natürlich kommt die Verwaltungsmitarbeiterin diesen Pflichten gern nach, doch ist der Zeitaufwand für Recherchen hoch und die Eintragungen sind oft kaum noch lesbar. Manches bleibt länger liegen ...

Ein weiteres Problem besteht generell in allen Kirchgemeinden zu solchen Dokumenten: Sie sind einmalig. Sie nutzen sich ab beim Recherchieren, Vandalen nehmen Seiten mit, und im Fall von Brand oder Einbruch könnten die Daten um das Leben und Sterben unserer Vorfahren verloren sein.

Beide Aspekte lassen es geraten sein, solche Daten zu sichern auf eine Art, die gleichzeitig eine komfortable Nutzung erlaubt. Verfilmung ist eine Methode, die nur dem zweiten Problem gerecht wird. Daher entschied man sich in Krumhermersdorf für eine digitale Aufbereitung, also eine Datenbank.

Die geförderte Arbeit

leistet Heike Neubauer (und vor ihr Hannelore Schneider), indem sie seit Februar 1999 die Krumhermersdorfer Kirchenbücher in Dateien überträgt.

Bei der Einrichtung dieser Arbeit war zu bedenken, dass beide Frauen lediglich geringe Kenntnisse zu Computer und alter Schrift hatte. Daher wurde die Erfassung über das sehr einfach gehaltene Programm Microsoft Works getätigt. Eine vorgefertigte Maske gestattet das Strukturieren der einzelnen Einträge; Freifelder sorgen für die Möglichkeit, "sonstige" Information aufzunehmen.

Die Kenntnis der alten Schrift erarbeitete sich die Frauen, indem sie mit den neuesten Büchern zu arbeiten begannen und Schritt für Schritt zu schwerer lesbaren älteren Büchern kamen.

So entstanden einige Dutzend Dateien voller Datensätze.

Die Aufbereitung

der Daten erfolgt ehrenamtlich durch Herrn Doerffel, der auch die EDV während der Aufnahme betreut.
Dazu galt es, folgende Probleme zu lösen:

• Die einzelnen Dateien waren zusammenzufassen in eine Datenbank. Geringe Strukturabweichungen mussten ausgeglichen werden
• Die Daten waren auf offensichtliche Abschreibfehler zu prüfen
• Die Datensätze mussten mit eindeutigen Kennungen versehen werden, die einen Zugriff auch durch dritte Programme erlauben
• Es mussten intuitiv bedienbare Abfragemöglichkeiten geschaffen werden

Eine Verkettung der Einträge aus Taufen und Hochzeiten wird in Zukunft gestatten, auf Knopfdruck aus solch einer Datenbank komplette Stammbäume darzustellen. Herr Doerffel demonstrierte das an einer kleineren Auswahl von Daten.

Gedanken zum Datenschutz

Eine Maßnahme des Arbeitsamtes Annaberg seit 1999
In der Ev.-luth. Kirchgemeinde Krumhermersdorf

Unter Mitwirkung von
Pfarrer Roscher
Heike Neubauer und Hannelore Schneider(geförderte Tätigkeit)
Hermann Doerffel (EDV-Beratung)